Fonctionnement des copropriétés

En application du décret n° 2020-1310 du 29 octobre 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de covid-19 dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire, des mesures de distanciation sociale, incluant la distanciation physique d’au moins un mètre entre deux personnes, dites «  barrières   », d éfinies au niveau national, doivent être observ ées en tout lieu et en toute circonstance (article 1^er, I), le port du masque étant obligatoire lorsque les règles de distanciation physique ne peuvent être garanties (annexe 1). Par ailleurs, toute réunion dans un lieu ouvert au public mettant en présence de manière simultanée plus de six personnes sont particulièrement soumis à ces prescriptions, quand ils ne sont pas interdits (article 3, I, et annexe 1) de même que l’accueil du public dans des salles de réunion relevant de la catégorie L (article 45, I, 1°).

Ces exigences sanitaires, restrictions et interdictions compromettent la tenue de nombreuses assemblées générales de copropriétaires (impossibilités de locations de salles de réunions, respect des gestes barrières etc.).

Afin de faciliter la tenue à distance d’assemblées générales de copropriétaires, sans exiger la présence physique de quelques-uns des copropriétaires, plusieurs dispositifs, dérogeant temporairement à certaines règles du statut de la copropriété des immeubles bâtis, ont été prévus aux articles  22-2, 22-3 et 22-5 de l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 modifiée, portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux contrats de syndic de copropriété. 

Ces mesures dérogatoires portent sur  :

-        La participation aux assemblées générales à distance, sans présence physique des copropriétaires, et, lorsque la tenue d’une assemblée générale par voie dématérialisée n’est pas possible, la prise de décisions au seul moyen du vote par correspondance,

-        La prise de décisions par correspondance sur les questions inscrites à l’ordre du jour d’une assemblée générale, convoquée en présence physique des copropriétaires, et qui n’a pu se tenir en raison de la survenue des mesures de confinement,

-        L’augmentation du seuil de voix du syndicat qu’un mandataire disposant de plus de trois délégations de pouvoirs ne peut excéder.

1.      Participation dématérialisée des copropriétaires aux assemblées générales, et, à titre subsidiaire, prise de décision au seul moyen du vote par correspondance

L’article 22-2 de l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 modifiée, portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux contrats de syndic de copropriété, permet au syndic de déroger temporairement, entre le 1^er juin 2020 et le 1^er avril 2021, aux dispositions du premier alinéa de l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 qui prévoit notamment que les copropriétaires ont la possibilité de participer à l’assemblée générale par présence physique.

Dans ce cadre dérogatoire, tous les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, ou exprimer leur vote par correspondance, avant la tenue de l’assemblée générale, dans les conditions ordinaires de l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965.

Si le recours à la voie dématérialisée s’avère toutefois impossible, par exemple, en raison de difficultés techniques, financières ou de la taille de la copropriété, le syndic peut prévoir que les décisions du syndicat sont prises exclusivement au moyen du vote par correspondance, sans débat contradictoire en assemblée générale, par dérogation à la première phrase du premier alinéa de l’article 17 de la loi du 10 juillet 1965 qui prévoit que les décisions du syndics «  sont prises en assemblée générale des copropriétaires     ». 

S’il décide de faire application de ce dispositif dérogatoire alors que l’assemblée générale a déjà été convoquée, le syndic doit alors en informer les copropriétaires au moins quinze jours avant la date prévue de la réunion, par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information [1].

Pour l’application de ce dispositif de niveau législatif, plusieurs dispositions dérogatoires de niveau règlementaire ont par ailleurs été prévues.

Afin de permettre la tenue d’une assemblée générale totalement «  d émat érialis ée   » en application de l’article 22-2, il est dérogé aux dispositions des articles 9, 13-1, 14, 15 et 17 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, pour :

- permettre la convocation de l’assemblée générale sans qu’un lieu de réunion soit fixé ni indiqué dans la convocation,

- indiquer aux copropriétaires dans la convocation qu’ils ne pourront voter, selon les cas, que par participation à l’assemblée générale par visioconférence, sans préjudice du recours au vote par correspondance, ou en cas d’impossibilité de tenir l’assemblée de façon dématérialisée, au moyen exclusif du vote par correspondance,

- permettre au président de séance de certifier exacte la feuille de présence et de signer le procès-verbal des décisions de l’assemblée (s’il y a lieu avec le ou les scrutateurs désignés par l’assemblée générale) après la réunion, dans les huit jours de la tenue de celle-ci, et non plus «   à la fin de la s éance   »,

- en cas de recours exclusif au vote par correspondance, empêchant l’élection du président de séance, habiliter le président du conseil syndical, ou à défaut de disponibilité de celui-ci l’un des membres de ce conseil, et à défaut de conseil syndical ou en l’absence de membres du conseil syndical disponibles, l’un des copropriétaires votant désigné par le syndic, à assumer les missions devant normalement incomber au président de séance (certification de la feuille de présence, signature du procès-verbal, etc.).

- permettre l’emploi de moyens et supports techniques de télécommunications, au choix du syndic, quand bien même lorsque l’assemblée générale des copropriétaires n’a pas encore opté pour des modalités particulières  ; à cette fin, l’exigence d’une décision préalable de l’assemblée générale sur les moyens et supports techniques permettant la participation à distance des copropriétaires, par voie électronique, est écartée à compter du 1^er juin 2020, jusqu’à ce que l’assemblée générale se soit explicitement prononcée sur cette question et au plus tard au 1^er avril 2021.

L’ensemble de ces mesures, applicables initialement jusqu’au 31 janvier 2021, est prolongé jusqu’au 1^er avril 2021 (en vertu du 3° de l’article 8 de l’ordonnance n° 2020-1400 du 18 novembre 2020, modifiant l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020).

2.     Possibilité d’une prise de décisions au moyen exclusif du vote par correspondance sur les questions inscrites à l’ordre du jour des assemblées générales, convoquées en présence physique des copropriétaires avant l’édiction des mesures de confinement du 29 octobre 2020, et qui n’ont pu se tenir

Les mesures de confinement prises par le décret n° 2020-1310 du 29 octobre 2020 ont affecté et affecteront encore la tenue de certaines assemblées générales des copropriétaires, qui avaient d’ores et déjà été convoquées avant cette date, pour une tenue en présence physique des copropriétaires à une date postérieure.

Bien que le dispositif préexistant au II de l’article 22-2 de l’ordonnance n° 2020-304 permette déjà au syndic d’informer les copropriétaires qu’une assemblée générale convoquée en présence physique se tiendra finalement de façon dématérialisée ou que les décisions seront prises exclusivement via un vote par correspondance, ces mesures imposent toutefois une information préalable des copropriétaires, au moins 15 jours avant la date de la réunion initialement prévue. La survenue de nouvelles mesures d’interdiction de réunion et de circulation par décret du 29 octobre 2020, prenant effet dès le 30 octobre 2020, n’a pas permis une telle anticipation.

Les copropriétés concernées ne peuvent donc tenir l’assemblée générale dans les conditions prévues et doivent exposer des frais de reconvocation, dans des délais contraints, ou renoncer à prendre toute décision.

Dans ce contexte, le second alinéa du II de l’article 22-2 (créé par le 4° de l’article 8 de l’ordonnance n° 2020-1400 du 18 novembre 2020), prévoit un dispositif spécifique aux assemblées générales convoquées à une date comprise entre le 29 octobre 2020 et le 4 décembre 2020.

Pour ces assemblées, et par dérogation au premier alinéa du II de l’article 22-2 de l’ordonnance n° 2020-304, le syndic peut informer les copropriétaires, à tout moment et par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de réception de cette information, qu’ils voteront par correspondance sur l’ordre du jour de l’assemblée générale précédemment convoquée. A cette fin, les copropriétaires disposent d’un nouveau délai pour retourner au syndic leur formulaire de vote, qui ne peut être inférieur à 15 jours à compter de la réception de l’information.

La prise de décisions opérée dans ces conditions intervient, au plus tard, le 31 janvier 2021.

3.     Extension des possibilités ouvertes à un même mandataire de recevoir plus de trois délégations de vote 

Il résulte du troisième alinéa du I de l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 que tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat.

Cette faculté de déléguer son vote, en permettant une représentation conventionnelle, trouve néanmoins sa limite dans l’impossibilité pour chaque mandataire de recevoir plus de trois délégations de vote, afin d’éviter une trop grande concentration des pouvoirs entre les mains d’une même personne.

Toutefois, afin de ne pas priver certains copropriétaires de représentation, lorsqu’il n’est pas possible de trouver des mandataires en nombre suffisant, la loi permet à chaque mandataire de recevoir plus de trois délégations de vote, dès lors que le total des voix qu’il représente lors de l’assemblée générale n’excède pas 10 % de la totalité des voix du syndicat.

Afin de faciliter la participation effective des copropriétaires, à la prise de décision en période d’épidémie liée au covid-19, tout en limitant le nombre de participants en assemblée générale, l’article 22-4 de l’ordonnance n° 2020-304 porte à 15  % au lieu de 10 % le nombre de voix dont peut disposer le mandataire qui reçoit plus de trois délégations de vote.

Cette disposition est entrée en vigueur le 1^er juin 2020 et sera applicable jusqu’au 1^er avril 2021 (en application du 3° de l’article 8 de l’ordonnance n° 2020-1400 du 18 novembre 2020, modifiant l’article 22-4 de l’ordonnance n° 2020-304).

• S’agissant des contrats de syndic

En application du décret n° 2020-1310663 du 29 octobre 2020 31 mai 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de covid-19 dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire, des mesures de distanciation sociale, incluant la distanciation physique d’au moins un mètre entre deux personnes, dites « barrières », définies au niveau national, doivent être observées en tout lieu et en toute circonstance (article 1^er, I), le port du masque étant obligatoire lorsque les règles de distanciation physique ne peuvent être garanties (annexe 1). Par ailleurs, toute réunion dans un lieu ouvert au public mettant en présence de manière simultanée plus de six personnes soumis à ces prescriptions, quand ils ne sont pas interdits (article 3, I, et annexe 1), de même que l’accueil du public dans des salles de réunion relevant de la catégorie L (article 45, I, 1°).

Ces exigences sanitaires, restrictions et interdictions compromettent la tenue des dernières assemblées générales de copropriétaires de l’année (impossibilités de locations de salles de réunions, respect des gestes barrières etc.), alors même que certaines sont appelées à se prononcer sur le renouvellement du syndic dont le contrat arrive à échéance à compter du 29 octobre 2020, ou sur son remplacement.

Or, les contrats qui lient ces copropriétés à leur syndic actuel cesseront de plein droit à leur date d’échéance et ne peuvent être renouvelés par tacite reconduction (article 26 du décret n° 67-223 du 23 mars 1967).

Pour remédier à ces difficultés, l’article 22 de l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux contrats de syndic de copropriété, dans sa rédaction issue du 1° de l’article 8 de l’ordonnance n° 2020-1400 du 18 novembre 2020, prévoit que,  par dérogation aux dispositions des articles 1102 et 1214 du code civil, et à celles de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, «  […] le contrat de syndic qui expire ou a expiré entre le 29 octobre 2020 et le 31 décembre 2020 inclus est renouvelé dans les mêmes termes jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette prise d’effet intervient au plus tard le 31 janvier 2021. […]   »

Le contrat type de syndic, en annexe 1 du décret n°667-223 du 17 mars 1967, prévoit en son point 7.1.5 que la rémunération forfaitaire perçue par le syndic est fixée annuellement au titre du contrat. Afin que le renouvellement automatique du contrat l’obligation de verser au syndic renouvelé dans ces conditions une rémunération forfaitaire sur une base annuelle pour des fonctions exercées sur une durée moindre, il est précisé que, durant la période de renouvellement automatique du contrat, «  La rémunération forfaitaire du syndic est déterminée selon les termes du contrat qui expire ou a expiré, au prorata de la durée de son renouvellement […].   »

Ce dispositif ne s’applique qu’à des hypothèses circonscrites  :

Il n’est pas applicable aux copropriétés qui ont déjà désigné, à la date d’entrée en vigueur de l’ordonnance n° 2020-1400 du 18 novembre 2020, le successeur de leur syndic ou décidé de renouvelé ce dernier dans des conditions normales, et ce à compter du 29 octobre 2020.

Enfin, le renouvellement automatique des contrats de syndics s’appliquant uniquement aux contrats de syndics arrivant à expiration entre le 29 octobre 2020 et le 31 décembre 2020 inclus, les contrats de syndics arrivant à expiration en 2021 ne seront donc pas concernés par la mesure.   Dès lors, les syndics dont le contrat arrive à expiration début 2021 devront convoquer une assemblée générale à l’effet de désigner un syndic avant l’expiration de leur mandat.

• S’agissant des mandats des membres du conseil syndical

A l’instar de ce qui a été prévu pour les contrats de syndic expirant entre le 29 octobre 2020 et le 31 décembre 2020, l’article 22-1 de l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020, modifié par l’ordonnance n° 2020-1400 du 18 novembre 2020, prévoit que  : «   […] le mandat confié par décision de l’assemblée générale aux membres du conseil syndical, qui expire ou a expiré entre le 29 octobre 2020 et le 31 décembre 2020 inclus, est renouvelé jusqu’à la tenue de la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cetteassemblée générale intervient au plus tard le 31 janvier 2021. […]   »

Un tel renouvellement automatique déroge au principe de la désignation obligatoire des membres du conseil syndical par l’assemblée générale statuant à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires, prévu à l’article 21 et au c) de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965. Cette mesure dérogatoire a pour objectif de permettre au conseil syndical, organe d’assistance et de contrôle de la gestion du syndic, de continuer à fonctionner normalement au cours de la période de crise liée au Covid 19.

La mesure permettra également d’éviter la cessation du mandat du syndic élu parmi les membres du conseil syndical dans les syndicats coopératifs dans les conditions de l’article 17-1 de la loi du 10 juillet 1965. Il résulte en effet de l’article 41 du décret du 17 mars 1967 que le mandat de ce syndic prend fin en même temps que son mandat de membre de conseil syndical. Par le renouvellement de plein droit de son mandat de conseiller syndical jusqu’à la tenue d’une prochaine assemblée générale, le syndic du syndicat coopératif pourra continuer à exercer normalement ses fonctions.

Ce renouvellement automatique du mandat des membres du conseil syndical est toutefois exclu lorsque l’assemblée générale a d’ores et déjà statué, avant l’entrée en vigueur de l’ordonnance n° 2020-1400 du 18 novembre 2020 sur l’élection de nouveaux membres dont le mandat doit prendre effet postérieurement au 29 octobre 2020, de sorte qu’une continuité dans le suivi de la gestion de la copropriété est assurée.

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